L’Alternance décodée : toutes les réponses à vos questions
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Questions concernant : Les informations générales
Qu'est-ce qu'un CFA ?
C’est un centre de formation en apprentissage qui peut être public ou privé. L’apprenti y suit les enseignements généraux et technologiques.
À la demande de l’entreprise, le CFA pourra-t-il réaliser le dépôt des contrats ?
Oui, il est possible de réaliser le dépôt du contrat d’apprentissage initial mais également d’un avenant, du document de rupture sur l’extranet OCAPIAT pour le compte d’une entreprise. Le mandat de l’entreprise est signifié sur la convention de formation.
Quel lien y a-t-il entre l’entreprise et le CFA ?
Le CFA et l’entreprise signent la convention de formation et quand c’est nécessaire, la convention tripartite de réduction ou allongement de durée ainsi que la convention de mobilité. Mandaté par l’entreprise, le CFA peut également enregistrer le contrat auprès de l’OPCO en substitution de l’entreprise. Le maître d’apprentissage représente le lien pédagogique entre le CFA et l’entreprise. L’entreprise peut informer le CFA des besoins en recrutement et le CFA peut proposer des candidats pour ces postes.
Quels sont les engagements du CFA envers l’entreprise ?
Le CFA s’engage à communiquer les informations à l’entreprise : calendrier d’alternance, assiduité, les résultats des évaluations et met en place un moyen de liaison et effectue des visites de suivi en entreprise.
Quels sont les engagements de l’entreprise envers le CFA lors de la signature d’un contrat ?
L’entreprise s’engage à respecter l’alternance et a formé selon le référentiel du diplôme ou titre suivi et de communiquer au CFA les bilans et laisser l’apprenti passer son examen. L’entreprise prévient le CFA et l’OPCO en cas de rupture.
Quelle formation peut être suivie en apprentissage ?
L’apprenti doit préparer une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle enregistré au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP).
Un jeune peut-il débuter un cycle de formation dans un CFA sans avoir d’employeur ?
Oui, le jeune peut être présent dans un CFA sans employeur dans la limite d’une durée de 6 mois. Pendant cette période, le jeune bénéficie du statut de stagiaire de la formation professionnelle et le CFA dans lequel il est inscrit l’assiste dans la recherche d’un employeur.
En cas de rénovation d’un diplôme qui génère un changement de numéro de diplôme, le niveau de prise en charge est-il maintenu pour le CFA ?
Oui, cela ne change pas le niveau de prise en charge.
Est-il possible de conclure un contrat d’apprentissage entre un CFA en France avec une entreprise d’accueil à l’étranger ?
Non, l’OPCO peut uniquement financer les périodes de mobilité hors du territoire national, à condition que le contrat d’apprentissage ait été exécuté en France (auprès d’une entreprise française régie par le Code du travail), durant une période d’au moins 6 mois. Il y a des exceptions concernant des transfrontaliers Alsace-Allemagne.
Comment se passe le transfert d’un apprenti d’un CFA vers un autre CFA en cours de contrat ?
Si l’apprenti quitte le CFA d’origine et conserve le même employeur, il n’y a pas lieu de rompre le contrat d’apprentissage et il doit y avoir rédaction d’un avenant au contrat qui sera envoyé à l’OPCO et au nouveau CFA.
Le nouveau CFA rédigera une nouvelle convention de formation qui sera envoyée à OCAPIAT.
Il faut que le nouveau CFA rédige une convention adressée en même temps que l’avenant de contrat à l’OPCO.
Attention au reste à charge éventuelle pour l’entreprise si le coût de formation est supérieur au niveau de prise en charge de l’OPCO.
Pour ce qui concerne le conventionnement avec l’ancien CFA, nous conseillons de bien relire la nature des engagements entre les parties.
Questions concernant : La gestion des frais /de contrats
Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT des frais annexes ?
Les règles de prise en charge d’OCAPIAT sont les suivantes/ apprenti :
– Frais hébergement pour un montant maximal de 6 euros par nuitée
– Frais de restauration pour un montant maximal de 3 euros par repas
– Frais de premiers équipements pédagogiques selon un plafond de 500 euros par contrat
Il faut faire un budget prévisionnel des dépenses par apprenti à renseigner dans la convention de formation.
Existe-il une liste des éléments éligibles concernant les frais de premier équipement ?
Il n’y a pas de liste établie par OCAPIAT.
Sont concernés par ces frais : les équipements individuels et non collectifs ainsi que le matériel informatique (ordinateur tablette) suite au plan de relance de l’apprentissage du 1er juillet 2020. Les frais liés aux EPI (équipement de protection individuel) sont exclus.
Quels sont les justificatifs à fournir pour les frais ?
Aucun justificatif de frais ne doit être communiqué lors du dépôt .II faudra fournir, en cas de contrôle d’OCAPIAT, les justificatifs de dépenses et factures établies à l’ordre du CFA en précisant les noms des bénéficiaires et leur numéro d’enregistrement.
Quand faut-il facturer les frais annexes pour les contrats en stock ?
Il faut facturer ces frais lors de la seconde vague de facture. OCAPIAT prend les frais réalisés à partir du 1er janvier 2020.
Les factures de frais annexes doivent-elles être émises et adressées par contrat ou par lot ?
Les factures de frais annexes peuvent être individuelles ou par lot. Pour le moment nous conseillons de séparer les factures des frais annexes de celles des frais de formation. Dans le cas d’une facture par lot ou cohortes, il faut détailler les noms des bénéficiaires et les n° d’enregistrement.
Qui doit prendre en charge le premier équipement ?
Pour que les frais soient pris en charge par OCAPIAT, il faut que les frais soient supportés par le CFA. Il faut donc que le CFA achète le matériel au nom du bénéficiaire et refacture ensuite OCAPIAT.
Le montant du premier équipement est-il versé directement à l’apprenti ?
Non ce n’est pas possible. L’achat doit être réalisé par le CFA. Dans le cas de matériel informatique, le CFA restera propriétaire des équipements. Il les mettra à disposition des apprentis.
Avez-vous un modèle de facture pour les frais liés à l’hébergement et à la restauration ?
Il n’y a pas de modèle de facture pour les frais de restauration d’hébergement.
La facturation des frais de repas et d’hébergement se base sur du prévisionnel ou du réalisé ?
Il y a une estimation des coûts qui doit être présentée dans la convention de formation et les factures doivent être faites sur des frais réalisés et par période (qui correspondent aux périodes de facturation).
Le CFA peut-il se faire financer les frais de repas alors que ceux-ci ont lieu dans une structure externe sous convention avec le CFA ?
Oui, c’est possible. Il faudra alors pouvoir présenter la convention avec l’établissement tiers en cas de contrôle.
Pour le financement des 3 euros relatifs aux frais de repas du soir, faut-il qu’il soit justifié par un hébergement ?
Non, il n’y a pas nécessité d’avoir un hébergement pour bénéficier des 3 euros pour le repas du soir. Il faudra garder les justificatifs de ces repas.
À quel moment déclare-t-on les frais de restauration et de nuitée ?
Ces frais doivent être déposés en même temps que la facture concernant la formation : à partir de la deuxième facture dans le cas d’un contrat supérieur à un an et dans la dernière facture pour les contrats inférieur à un an.
Quelles sont les règles générales d’Ocapiat pour la gestion des contrats ?
Les contrats avec les documents associés sont déposés dans l’extranet OCAPIAT ou envoyés en format pdf, il y a une vérification des informations par le service de gestion Ocapiat puis une transmission auprès de la plateforme Deca qui va générer un numéro d’enregistrement. Quand ce numéro est généré , un avis de prise en charge du contrat est émis à l’entreprise et au CFA par courriel ou celui-ci est téléchargeable dans l’extranet .
Comment se passe la gestion du dossier quand il manque un document lors du dépôt du contrat ?
Un mail à partir de l’extranet est envoyé au rédacteur du contrat lui demandant de fournir la pièce manquante. Il peut y avoir un décalage entre le dépôt du cerfa et la convention. Tant que le dossier n’est pas complet, il ne passe pas en traitement OCAPIAT. Il reste en attente dans l’extranet ou pour les envois en format mail ou courriel il y a lors de l’instruction du contrat par le service de gestion, un courrier/courriel envoyé pour réclamer les pièces et ou info manquantes.
Quels sont les rythmes de facturation des contrats ?
Le rythme des facturations des formations est défini de la manière suivante depuis le 1er janvier 2021:
Contrat supérieur ou égal à 1 an
– au plus tard dans les 30 jours, après réception de la facture adressée par le CFA, une avance de 40% du montant annuel,
– avant la fin du 7emois, 30% du montant annuel,
– le solde de 30% au 10e mois.
Ces modalités s’appliquent pour chaque d’année d’exécution quand le contrat est supérieur à 1 an. Pour la dernière année, le montant est calculé au prorata temporis du niveau de prise en charge.
Contrat inférieur ou égal à 1 an
– au plus tard dans les 30 jours, après réception de la facture adressée par le CFA, une avance de 50% du montant annuel,
– le solde à la fin du contrat
Quelle est la procédure de facturation des contrats ?
Pour le premier règlement, l’OPCO propose une auto-facturation si le CFA est d’accord. Les factures peuvent être déposées dans l’extranet OCAPIAT ou en dépôt express sur le site OCAPIAT. Pour les contrats 2021, il n’y a pas de facture proforma mais dépôt de la facture .
Il faut qu’en même temps du dépôt de facture, à partir de la deuxième échéance, il y ait dépôt du le certificat de réalisation associé à la période déjà effectuée. Il est préférable de séparer les factures de frais annexes et de formation.
Dans le cas d’ un avenant à un contrat signé en 2018, quels sont les coûts contrat appliqués ?
L’avenant se rapporte au contrat initial. Donc, si le contrat initial est un contrat avec coût préfecture, l’avenant signé même en 2020 avec un modèle Cerfa 2020 , reste dans les règles de financement du contrat d’origine.
Quelle est la démarche en cas d’erreur au niveau de documents transmis (contrats, facture) ?
Il faut contacter les services de gestion d’OCAPIAT au plus vite : le centre de gestion OCAPIAT régional pour les contrats avec entreprises de 11 salariés et plus ou à la direction Gestion Siège OCAPIAT pour les contrats signés avec les entreprises de moins de 11 salariés (coordonnées sur notre site internet www.ocapiat.fr). Si le contrat est enregistré, il faudra procéder à l’émission d’un avenant.
Quels sont les justificatifs à fournir lors du dépôt de facture ?
Il n’y a pas de justificatifs à fournir. Il faut fournir un certificat de réalisation (modèle OCAPIAT sur le site www.ocapiat.fr) et garder les justificatifs (fiches de présence, état du nombre de connexions) en cas de demande de l’OCAPIAT ou de services de l’Etat.
Est-ce que vous acceptez différents modèles de certificats de réalisation pour accompagner les factures ?
Nous avons un modèle mais nous acceptons le modèle DGEFP. Nous pouvons aussi fournir le modèle de document en format Word pour faciliter le publipostage.
À quel moment faut-il envoyer les certificats de réalisation ?
Il faut fournir le certificat à chaque dépôt de facture hormis lors de l’avance des 40% de la 1ère année et à la fin de la formation.
Combien de temps faut-il garder les justificatifs de facture ?
Il faut garder les justificatifs 10 ans.
À quel moment OCAPIAT peut demander les justificatifs des factures liées aux contrats ?
A tout moment, nous avons défini une charte qualité et d’audit consultable sur notre site internet pour connaitre les justificatifs qui pourront être demandés.
Comment OCAPIAT informe le CFA de l’accord de la prise en charge du contrat pour anticiper les envois de facture ?
Cette prise en charge est consultable sur l’extranet pour les dossiers déposés en ligne ou envoyée par courriel en l’absence de saisie en ligne du contrat.
Exercera-t-il un contrôle de gestion administratif et financier des CFA ?
Oui, le service Audit d’OCAPIAT ou tout autre contrôleur expressément mandaté par OCAPIAT, pourra demander, sans information préalable, à accéder aux locaux où se déroule l’action de formation et demander l’accès aux pièces.
Comment puis-je déposer un avenant ?
L’avenant peut être déposé dans les extranets des entreprises et PartNet pour le CFA.
Questions concernant : La mobilité
Quelles sont les modalités de prise en charge OCAPIAT liées à la mobilité ?
Ce sont tous les frais que le CFA doit payer en cas de mobilité sont par apprenti :
– les repas, les nuitées dans la limite du plafond 3€ et 6€
– les frais de déplacement ceux-ci sont limités à un aller/retour par stagiaire
– les frais du référent alternant dans le cas d’un forfait de 500€. Il faut que le CFA déclare une estimation des frais dans la convention de formation. Nous payons le CFA sur présentation des factures envoyées dans les périodes de facturation.
Quels sont les justificatifs à fournir dans le cas de la mobilité ?
Il faut pouvoir présenter les preuves des dépenses faites par le CFA pour la mobilité du jeune exemple titre de transport, factures de repas… Ces justificatifs sont à fournir en cas de contrôle.
À quel moment déclare-t-on les frais de mobilité ?
Il faut les déclarer au moment de la rédaction de la convention de formation. Si la décision de mobilité a lieu à posteriori, il faudra faire une convention de formation qu’il faudra adresser à OCAPIAT par mail ou courrier
Quand faut-il facturer les frais de mobilité ?
Il faut facturer les frais lors des échéances de dépôt des autres factures. Il est conseillé de présenter une facture séparée des autres.
Quels sont les justificatifs à fournir concernant le référent mobilité ?
Les justificatifs, à transmettre en cas de contrôle doivent être au nom du CFA et se présentent sous forme de déclaration de temps passé avec les coûts salariaux, de la dépense de formation en langues par exemple. Il n’existe à ce jour pas de listes exhaustive.
Le remboursement des frais annexes de restauration et d’hébergement sera-t-il maintenu pendant la période de mobilité longue ?
Oui, dans le cas d’une mobilité courte ou longue, il y a maintien de la prise en charge par OCAPIAT des coûts de formation, des repas et hébergements.
Suite à une rupture, alors que le jeune est au CFA en recherche de nouveau contrat et qu’une mobilité courte était prévue, pourra t-il quand même effectuer sa mobilité ?
Non, selon la loi, la mobilité à l’étranger ne peut s’effectuer que dans le cadre d’un contrat d’apprentissage.
Il n’est pas possible d’en bénéficier si l’apprenti a rompu son engagement contractuel, qui lui conférait ce droit.
Concernant la mobilité internationale, l’OPCO peut il financer 2 types de frais de déplacement à savoir les frais du billet d’avion AR + les frais de billet de train dans le pays d’accueil pour une même mobilité?
Oui, Il est prévu ces deux types de frais dans la prise en charge des frais annexes lors de la mobilité internationale, sans les restreindre à une alternative frais du billet d’avion ou de train.
Vous avez besoin d’aide dans vos démarches ?
OCAPIAT met à votre disposition bon nombre de ressources pour vous aider dans toutes vos démarches.
